Pflichtschulungen einfach managen: Compliance, Datenschutz & Arbeitssicherheit mit Evalea
Sarah, die HR-Managerin, steht jedes Jahr vor derselben Herausforderung: Pflichtschulungen wie Datenschutz, Arbeitssicherheit oder Compliance müssen für alle Mitarbeitenden organisiert und nachweisbar dokumentiert werden. Bisher war das mit einem enormen manuellen Aufwand verbunden – Excel-Listen, manuelle Erinnerungen und die ständige Unsicherheit, ob wirklich alle Mitarbeitenden geschult wurden.
Mit Evalea läuft dieser Prozess deutlich einfacher. Zuerst definiert Sarah die Schulungspflichten in Evalea und legt zentral fest, welche Schulungspflichten für welche Mitarbeitenden gelten. Anschließend ordnet sie die Schulungspflichten den jeweiligen Mitarbeitenden zu – je nach Bedarf manuell oder automatisch.
In Evalea können die Schulungspflichten dann entweder direkt online als E-Learning absolviert oder als Präsenz-Weiterbildung organisiert werden. Egal welches Format gewählt wird: Die Teilnahme wird automatisch erfasst, sodass Anna den Überblick behält, ohne ständig nachhaken zu müssen. Unterstützt wird sie zusätzlich durch automatisierte Erinnerungen, die sowohl an die Mitarbeitenden als auch an die Führungskräfte versendet werden können. Das Eskalationsverfahren für die Erinnerungen kann sie dabei ganz individuell gestalten und so auch den Ton in ihren Nachrichten anpassen, wenn Mitarbeiter nach der dritten Erinnerung noch immer nicht aktiv geworden sind.
Besonders wertvoll ist für Sarah die Transparenz: In Echtzeit sieht sie, wer die Schulungen bereits abgeschlossen hat und wo nach Handlungsbedarf besteht. Das gleiche gilt auch für alle Führungskräfte im Unternehmen, die nun eine direkte Übersicht erhalten und Sarah dabei unterstützen können, dass alle Weiterbildungen immer auf dem neusten Stand sind. Alle Nachweise werden revisionssicher in Evalea hinterlegt und können bei internen und externen Audits jederzeit mit wenigen Klicks abgerufen werden.
Verwendete Module in Evalea
Schritte zur Projektdefinition
Schulungspflichten definieren
Evalea unterstützt bei der Definition der Schulungspflichten, die für verschiedene Mitarbeitende im Unternehmen vorgeschrieben oder intern verpflichtend sind (z.B. Arbeitssicherheit, Datenschutz, Compliance).
Teilnehmende zuordnen
Über Evalea werden Schulungspflichten automatisch bestimmten Rollen, Abteilungen oder einzelnen Mitarbeitenden zugeordnet.
Durchführung von Schulungen
In Evalea können Schulungspflichten sowohl als E-Learning als auch als Präsenz-Weiterbildung stattfinden. Mitarbeitende absolvieren Inhalte direkt online oder melden sich zu Terminen vor Ort an.
Automatisierte Erinnerung
Evalea erinnert Mitarbeitende sowie Führungskräfte automatisch an ausstehende Schulungspflichten.
Transparente Dokumentation
Evalea dokumentiert die Teilnahme der Mitarbeitenden an den Schulungspflichten in Echtzeit und zeigt auf, wo noch Handlungsbedarf besteht.
Revisionssichere Dokumentation
Alle Nachweise werden zentral in Evalea gespeichert und können jederzeit für Audits oder Prüfungen abgerufen werden.
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