Wissen digital verfügbar machen

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, dass wertvolles Fachwissen in den Köpfen einzelner Experten gefangen oder in starren Terminkalendern blockiert ist. HR-Leiterin Anna zeigt, wie der Umstieg gelingt: Durch eine strukturierte Bestandsaufnahme, den Einsatz von KI-Tools und die Erstellung modularer Inhalte wie E-Learnings und Videos wird Wissen digitalisiert. Die gezielte Bereitstellung sorgt dafür, dass Mitarbeitende genau die Informationen finden, die für ihre Rolle relevant sind. Durch die dezentrale Pflege durch Fachspezialisten bleibt das Wissen aktuell und unabhängig von Präsenzterminen verfügbar. So verwandelt sich statisches Wissen in eine lebendige, digitale Lernkultur.

Wissen dezentralisieren: Wie Anna die Fachexperten zu Lern-Gestaltern macht

Anna, die HR-Leiterin, beobachtet zwei Probleme: Einerseits ist es fast unmöglich, gemeinsame Termine für Präsenzschulungen zu finden, und andererseits entsteht jedes Mal Unruhe, wenn erfahrene Kollegen wie Paul, der Prozessexperte, in den Urlaub gehen. Das Wissen ist zwar im Unternehmen vorhanden, aber es ist "gefangen" – entweder in starren Terminkalendern oder in den Köpfen einzelner Personen.

Um keine Zeit zu verlieren, startet Anna mit einem "Copy-&-Paste-Grundstock": Sie übernimmt vorhandene Präsentationen und Handouts direkt in die Software. Damit ist innerhalb kürzester Zeit eine erste, sofort nutzbare Basis geschaffen. Den entscheidenden Geschwindigkeitsschub gibt ihr dabei die künstliche Intelligenz in Evalea: Anna erstellt damit ganzeinfach Entwürfe für ganze Lektionen oder einzelne Inhaltsblöcke und kann diese anschließend finalisieren.

Gleichzeitig bittet sie Paul kurze "How-to"-Videos aufnehmen, in denen er komplexe Systemabläufe erklärt. Diese Videos ergänzt Paul direkt in einem E-Learning das er für seine Kollegen erstellt hat.

Damit die Mitarbeitenden nicht von der Informationsflut erschlagen werden, richtet Anna eine zielgruppenspezifische Bereitstellung in der Lernbibliothek ein. Führungskräfte, Azubis oder spezifische Fachabteilungen sehen beim Login jeweils nur die Inhalte, die für ihren Arbeitsalltag wirklich relevant sind.

In den folgenden Wochen erfolgt die didaktische Feinarbeit: Anna macht die Inhalte interaktiver und baut spielerische Elemente ein. Da das tiefste Fachwissen jedoch direkt in den Teams liegt, übergibt sie Paul zunehmend die Verantwortung für "seine" Themenbereiche. Paul kann nun selbstständig neue Tipps oder Prozessänderungen einpflegen.

Anna wechselt in die Rolle der internen Beraterin, die Paul bei der Gestaltung unterstützt. Das Ergebnis: Das Wissen im Unternehmen ist nicht mehr an Personen oder Termine gebunden, sondern wächst dezentral und digital – immer aktuell und genau dort verfügbar, wo es gebraucht wird.

Verwendete Module in Evalea

E-Learning

Schritte zur Projektdefinition

1. Bestandsaufnahme & Wissensquellen identifizieren:

Analyse vorhandener Schulungsunterlagen sowie Identifikation von "Kopfwissen" bei Experten und in Fachbereichen.

2. Inhalte modular aufbereiten:

Auswahl geeigneter Formate (E-Learnings, Videos, Wiki-Artikel) für die Überführung in die digitale Welt.

3. Einfache Erstellung ermöglichen:

Durch einfache Tools und KI-Unterstützung können sowohl HR als auch Fachspezialisten Inhalte ohne hohen technischen Aufwand selbst erstellen.

4. Zielgruppenspezifische Bereitstellung:

Strukturierung der Inhalte in der Lernbibliothek, sodass Mitarbeitende genau das Wissen finden, das für ihre Rolle relevant ist.

5. Wissen lebendig halten:

Dezentrale Pflege der Inhalte durch die Fachbereiche fördern und durch regelmäßige Updates die Aktualität sicherstellen.

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