Vertiefen Sie das Thema in unserem ausführlichen Whitepaper: Praxisleitfaden zur Wissenssicherung beim Offboarding – mit Checklisten, Prozessbeispielen und Vorlagen. Der Download ist ohne Beschränkung möglich.
So sichern Sie wertvolles Wissen und optimieren Prozesse mit Evalea. Ein Praxisbeispiel:
Florian, der IT-Leiter, muss sich von einem langjährigen Mitarbeitenden verabschieden, der das Unternehmen verlässt, um eine neue Herausforderung anzunehmen. Er möchte sicherstellen, dass der Offboarding-Prozess reibungslos verläuft und das Wissen des ausscheidenden Mitarbeitenden systematisch gesichert wird.
Sarah, seine HR-Ansprechpartnerin, stellt ihm in Evalea eine strukturierte Offboarding-Checkliste zur Verfügung. Über die To-do-Liste werden alle Aufgaben für den Austritt verteilt – von der Rückgabe von Arbeitsmitteln über Rechteentzug bis hin zur geplanten Wissensübergabe. Florian kann den Fortschritt jederzeit nachverfolgen.
Nachdem das Austrittsdatum festgelegt wurde, erstellt Evalea automatisch ein Austrittsgespräch für Florian und seinen Mitarbeitenden. Im Gespräch werden Beweggründe für den Austritt, Verbesserungspotenziale und offene Aufgaben besprochen. Florian erhält so wertvolles Feedback für zukünftige Verbesserungen.
Für die beiden Systeme, die der Mitarbeitende hauptsächlich betreut hat, erstellt Florian in Evalea jeweils ein kurzes E-Learning, das seiner Nachfolgerin den Einstieg erleichtert. So bleibt das implizite Wissen dokumentiert, auch wenn eine direkte Übergabe nur eingeschränkt möglich ist.
Zusätzlich führt Evalea eine anonyme Austrittsbefragung durch. Die Ergebnisse fließen in das HR-Reporting ein und helfen Sarah, den Offboarding-Prozess kontinuierlich zu optimieren und Risikofaktoren frühzeitig zu erkennen.
Verwendete Module in Evalea
Ablauf zum Offboarding und zur Wissenssicherung
Schritt 1: Aufgaben verteilen
Über eine zentrale To-do-Liste in Evalea werden alle notwendigen Offboarding-Aufgaben im Team verteilt – von organisatorischen Punkten bis zur geplanten Wissensübergabe. Verantwortlichkeiten und Fristen sind klar definiert, der Fortschritt ist jederzeit transparent.
Schritt 2: Austrittsgespräch führen
Evalea unterstützt bei der Vorbereitung und Durchführung von Austrittsgesprächen, um die Gründe für den Austritt zu verstehen, wertvolles Feedback zu erhalten und Risiken für zukünftige Fluktuation zu erkennen. Die Ergebnisse werden strukturiert dokumentiert und können in weitere HR-Maßnahmen einfließen.
Schritt 3: Wissensübergabe organisieren
Im Fokus steht die Wissenssicherung beim Offboarding: Evalea hilft, die Wissensübergabe zu planen und zu dokumentieren. Wissen kann z. B. in E-Learnings, Lernpfaden, Dokumentationen oder Checklisten festgehalten und an Nachfolger:innen oder ganze Teams weitergegeben werden. So bleibt kritisches Know-how im Unternehmen.
Schritt 4: Feedback einholen
Mit Austrittsbefragungen ermöglicht Evalea die systematische Sammlung von Feedback zum Offboarding-Prozess, zur Zusammenarbeit und zur Unternehmenskultur. Die Ergebnisse zeigen, wo Verbesserungsbedarf besteht, und unterstützen eine kontinuierliche Optimierung von HR-Prozessen.
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