Die Vorbereitung auf das eigene Mitarbeitergespräch

Dieser Artikel ist speziell an Mitarbeiter:innen gerichtet, die vor ihrem nächsten Mitarbeitergespräch (Jahres- oder Beurteilungsgespräch) stehen. Sollten Sie diesen Artikel entdeckt haben und in einer Führungsposition sein, teilen Sie diesen Artikel mit Tipps zur Vorbereitung gerne mit Ihren Mitarbeiter:innen. Speziell für Führungskräfte haben wir einen eigenen Blogbeitrag zu diesem Thema verfasst.

Tipps zur Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen für Führungskräfte gibt es viele. Doch was ist mit Ihnen als Mitarbeiter:in? Wie können Sie sich am besten auf Ihr eigenes Mitarbeitergespräch vorbereiten? Wir sind der Sache auf den Grund gegangen.

Äußere Rahmenbedingungen

Es gibt einige äußere Rahmenbedingungen, die gegeben sein sollten, damit das Gespräch für beide Seiten angenehm und zielführend verlaufen kann. Eigentlich liegt es in der Verantwortung Ihrer Führungskraft, das Gespräch vorzubereiten und die passenden Rahmenbedingungen sicherzustellen. Doch auch Führungskräfte sind nicht unfehlbar und vergessen womöglich einige Aspekte der Vorbereitung oder schenken ihnen nicht genug Beachtung. Dieser Artikel soll Ihnen dabei helfen, solche Fälle zu erkennen und Ihre Führungskraft darauf hinzuweisen oder sie um die Beachtung dieser Punkte zu bitten.

Welche äußeren Rahmenbedingungen sind wichtig?

• Ruhe: Das Gespräch sollte an einem ruhigen Ort, möglichst nicht an Ihrem Schreibtisch neben anderen Kollegen, im Pausenraum oder auf dem Flur stattfinden. Am besten geeignet ist ein freier Meeting-Raum, in dem sich alle Beteiligten ungestört auf das Gespräch fokussieren können.
• Ausreichend Zeit: Für das Gespräch sollte genügend Zeit zur Verfügung stehen. Es gibt nichts Kontraproduktiveres, als alle Gesprächspunkte unter Zeitdruck nur abzuarbeiten, ohne dabei Raum für einen Austausch zu lassen. Auch Sie als Mitarbeiter:in sollten die Möglichkeit bekommen, Ihre Wünsche, Probleme oder Anliegen ausreichend zu äußern.
• Passender Zeitpunkt: Das Mitarbeitergespräch sollte nicht gerade am vollsten und stressigsten Arbeitstag der Woche stattfinden, in der Pausenzeit oder kurz vor Feierabend. Sollten Sie dies bemerken, besprechen Sie das mit Ihrem Vorgesetzten und fragen Sie, ob es einen Alternativtermin geben kann. Denn sonst wird es schwierig, sich wirklich auf das Gespräch zu konzentrieren und sich genügend Zeit dafür zu nehmen.
• Angenehme Atmosphäre: Einige Menschen haben womöglich ein ungutes Gefühl, Angst oder sind gestresst, wenn es um ihr eigenes Mitarbeitergespräch geht. Das hindert sie im Gespräch vielleicht daran, alle Anliegen anzusprechen, die ihnen wichtig sind und das ist schade. Versuchen Sie sich deshalb vor dem Gespräch etwas zu entspannen und nehmen Sie sich Kaffee, Tee oder Wasser mit in das Gespräch. Machen Sie sich bewusst, dass Führungskräfte auch nur Menschen sind. Eine respektvolle, sowie offene Kommunikation Ihrerseits ist nie etwas Schlechtes. Es kann helfen, Ihre Gefühle einfach offen anzusprechen und Ihrer Führungskraft mitzuteilen, dass Sie nervös sind. Sie werden überrascht sein, was das schon für einen positiven Effekt auf die Gesprächsatmosphäre haben kann.

Wenn Ihr Vorgesetzter Sie also in der Küche, am Mittagstisch, neben anderen Kollegen in ein 10 Minuten Mitarbeitergespräch-Monolog verwickeln möchte, dann zögern Sie nicht, ihn oder sie auf diese Punkte hinzuweisen und um deren Einhaltung zu bitten. Denn nicht nur Ihre Führungskraft oder Ihr Arbeitgeber soll von der Durchführung des Mitarbeitergesprächs profitieren, sondern vor allem auch Sie! Es sollte eine Chance sein, gemeinsam mit Ihrer Führungskraft Ihre Ambitionen, Potenziale, Wünsche, sowie weitere Karrierewege und Entwicklungsmöglichkeiten zu besprechen. Und dies dürfen Sie auch respektvoll einfordern.

Inhaltliche Vorbereitung

Oftmals müssen Sie und Ihre Führungskraft im Vorfeld des Mitarbeitergesprächs einen Bewertungsbogen für Sie als Mitarbeiter:in ausfüllen. Dieser ist dann die inhaltliche Grundlage für das gemeinsame Gespräch.

Häufig sehen diese Bewertungsbögen jedes Jahr gleich aus. Sie verlangen von Ihnen, sich selbst für verschiedene Kompetenzen oder Kategorien Schulnoten zu geben, sich also selbst zu bewerten. Hierbei besteht die Gefahr, dass Sie sich sehr stark auf Ihre Schwächen oder Defizite konzentrieren, um die Kategorien zu identifizieren, in denen Sie sich selbst schlecht bewerten würden. Schließlich werden hier nur einige wenige Kategorien abgefragt und nicht zwingend alle Bereiche, die für Mitarbeitende wichtig sind. Vielleicht verursacht sogar schon das Ausfüllen des Bogens bei Ihnen ein negatives Gefühl. Dieses setzt sich dann im Gespräch fort, da es hauptsächlich darum geht, die Kategorien zu besprechen, in denen Sie nicht perfekt sind oder sich besser bewerten als Ihre Führungskraft. Das kann kontraproduktiv und demotivierend sein.

Was können Sie tun?

Wenn Sie solch einen Bogen von Ihrem Arbeitgeber/ Vorgesetzten vorgelegt bekommen, müssen Sie diesen natürlich trotzdem zur Vorbereitung ausfüllen. Wenn hier zum Beispiel 5 Kategorien insgesamt abgefragt werden, kann es durchaus sein, dass vielleicht genau 3 oder 4 Kategorien davon Ihre Schwächen bilden. Sollte dies der Fall sein, machen Sie sich nebenbei Notizen von Kategorien, die Ihnen noch zusätzlich einfallen, in denen Sie vielleicht sehr stark sind. Nutzen Sie den Bewertungsbogen so gut es geht, aber lassen Sie sich davon trotzdem nicht zu sehr verunsichern oder beeinflussen. Denken Sie für sich einfach noch über den Tellerrand hinaus.

Schauen Sie sich zur Orientierung auch nochmal das Protokoll von Ihrem letzten Mitarbeitergespräch an und reflektieren Sie hierüber. Gibt es Themen, die erneut besprochen werden sollten? Was hat sich vielleicht schon positiv verändert und was nicht?

Sie können sich nebenbei trotzdem auch noch auf zusätzliche Themen vorbereiten, die Sie neben dem aktuellen Bewertungsbogen und Punkten aus dem vergangenen Jahr im Gespräch aufgreifen möchten. Was liegt Ihnen aktuell am Herzen? Welche Tätigkeiten und Aufgaben machen Ihnen besonders Spaß und wo haben Sie die größten Erfolgserlebnisse? Was sind Ihre Wünsche und Ziele für Ihre Zukunft, was brauchen Sie von Ihrer Führungskraft und wo wünschen Sie sich Unterstützung?

Das alles sind Fragen und Antworten, die Sie in der Vorbereitung angehen können, um den Gesprächsinhalt noch besser vorzubereiten und zu strukturieren. Denn somit haben Sie vorher schon Zeit sich in Ruhe zu reflektieren und können dann im Gespräch sicherstellen, dass auch über Ihre Stärken, Potenziale und Entwicklungsmöglichkeiten gesprochen wird, anstatt nur über Ihre Schwächen. Trotzdem ist es auch nicht verkehrt über Bereiche nachzudenken, in denen Sie selbst noch Verbesserungspotenzial bei sich entdecken und hier eventuell nach Möglichkeiten zu fragen, wie Sie diese Verbesserungen umsetzen können.

Wenn Sie diese Aspekte bei der Vorbereitung auf Ihr eigenes Mitarbeitergespräch beachten, sind Sie bestens gewappnet.

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