Mitarbeitergespräche als Führungskraft optimal vorbereiten

Damit Sie von den Vorteilen eines Mitarbeitergesprächs profitieren können, ist eine gute Vorbereitung nötig. Genauere Informationen bezüglich der Vorteile von Mitarbeitergesprächen im Allgemeinen finden Sie in unserem anderen Blogbeitrag.

Wie eine optimale Vorbereitung auf ein Mitarbeitergespräch aussieht, hängt von der Art und dem Anlass des Mitarbeitergespräches ab und kann demnach variieren. Um sich zielgerichtet auf ein sogenanntes Jahres- oder Beurteilungsgespräch vorzubereiten, sollten Sie als Führungskraft jedoch wissen, worauf Sie eigentlich genau achten müssen. Hier finden Sie nun einige der wichtigsten Aspekte:

Äußere Rahmenbedingungen

Es gibt einige äußere Rahmenbedingungen, die gegeben sein sollten, damit das Gespräch für beide Seiten angenehm und zielführend verlaufen kann.

• Die Einladung: Ob man sich für eine schriftliche oder mündliche Einladung zu einem Mitarbeitergespräch entscheiden sollte, hängt vom Gesprächsanlass ab. Bei Gesprächen, die umfangreicher sind und die in einem bestimmten Zeitabstand immer wiederkehren, wie z.B. das Jahresgespräch, ist eine schriftliche Einladung mit einem Termineintrag zu empfehlen. Bei meist kürzeren Gesprächen, wie z.B. einem Zwischenfeedback, kann eine relativ kurzfristige mündliche Terminabsprache erfolgen.
• Ruhe: Das Gespräch sollte an einem ruhigen Ort, möglichst getrennt vom Arbeitsplatz, stattfinden. Das bedeutet also nicht am Schreibtisch des Mitarbeitenden, in der Küche oder auf dem Flur zwischen Tür und Angel. Am besten suchen Sie sich einen freien Meeting-Raum, in dem Sie sich ungestört auf das Gespräch konzentrieren können.
• Ausreichend Zeit: Planen Sie sich für das Gespräch ausreichend Zeit ein. Es gibt nichts Kontraproduktiveres, als gehetzt durch den Gesprächsinhalt durchzurasen und den Mitarbeitenden womöglich noch unterbrechen zu müssen, wenn dieser sich Ihnen gerade mit seinen Anliegen öffnen wollte.
• Passender Zeitpunkt: Versuchen Sie, das Mitarbeitergespräch, wenn möglich, nicht gerade auf den vollsten Tag der Woche zu legen, in die Pausenzeit oder kurz vor Feierabend. Denn dann wird es mit der Konzentration auf das Gespräch und dem sich ausreichend Zeit nehmen schwierig.
• Angenehme Atmosphäre: Einige Mitarbeitende gehen womöglich gestresst, mit Angst oder einem unguten Gefühl in das Mitarbeitergespräch hinein. Dies kann sich jedoch negativ auf die Gesprächsatmosphäre und somit die Gesprächsqualität auswirken. Lockern Sie die Stimmung auf und nehmen Sie sich beide bei Bedarf einen Kaffee oder etwas anderes zu trinken mit in das Gespräch. Versuchen Sie dem Mitarbeitenden die Angst zu nehmen und den Gesprächseinstieg entspannt zu gestalten.

Die richtige Einstellung

Oftmals ist bereits ein Gesprächsleitfaden von der HR-Abteilung vorgeben, an dem Sie sich für die Vorbereitung orientieren können. Bevor Sie damit loslegen, sollten Sie sich zuallererst fragen, welchen Zweck Sie überhaupt mit dem jährlichen Beurteilungsgespräch verfolgen und was Sie tun müssen, um diesen zu erreichen. Mit welcher Einstellung möchten Sie an ein Mitarbeitergespräch herangehen?

• • Soll sich das Gespräch nur um die Defizite und Fehler Ihrer Mitarbeiter:innen drehen und wie deren Schwächen möglichst minimiert werden können?
  • Oder wollen Sie sich auf die Expertise Ihrer Mitarbeiter:innen, deren Stärken und die Chancen konzentrieren, die sich hierdurch für Sie als Führungskraft, für Ihre Mitarbeiter:innen und das Unternehmen ergeben?

Was auf jeden Fall klar sein sollte ist, dass Sie Ihre Mitarbeiter:innen niemals 100%ig perfektionieren können. Es sind Individuen, die immer Ihre Stärken und Schwächen besitzen werden, egal auf wie viele unzählige Trainings Sie diese schicken. Das jährliche Beurteilungsgespräch soll dazu dienen, (Verbesserungs-)Potenziale, neue Chancen, Ziele oder Karrierewege gemeinsam zu entdecken und zu besprechen. Es geht darum, durch das Gespräch herauszufinden, wie die individuelle Personalentwicklung möglichst gut gestaltet und vorangetrieben werden kann und nicht darum, Mitarbeiter:innen zu demotivieren. Denn von unglücklichen Mitarbeiter:innen, deren Arbeitsmoral dementsprechend leidet, profitiert kein Unternehmen. Wie Sie sich also inhaltlich auf das Gespräch vorbereiten können, um genau diese Ziele zu erreichen, zeigen wir Ihnen im nächsten Abschnitt.

Inhaltliche Vorbereitung

Wie stelle ich sicher, dass das Gespräch stärkenorientiert ist und auf einem positiven Menschenbild beruht?

Oftmals müssen Mitarbeiter:innen und ihre Führungskräfte im Vorfeld eines Mitarbeitergesprächs einen Bewertungsbogen für den Mitarbeitenden ausfüllen. Dieser ist meist von der HR-Abteilung gestaltet und bildet die inhaltliche Grundlage für das gemeinsame Gespräch. Diese Bögen bestehen oft aus verschiedenen Kategorien, in denen sich die Mitarbeiter:innen selbst bewerten sollen.
Dies führt i.d.R zu einem Gespräch, in dem sich hauptsächlich auf die Schwächen des Mitarbeitenden konzentriert wird oder auf die Kategorien, in denen er sich selbst besser bewertet, als seine Führungskraft es tut. Überwiegend bestehen diese Bögen auch jedes Jahr aus den gleichen Kategorien. Dies kann ein Vorteil sein, wenn die Kategorien sinnvoll und für alle zutreffend festgelegt sind. Es kann aber auch ein Nachteil sein, wenn einige Kategorien nicht alle Mitarbeitenden des Unternehmens betreffen oder sie nicht gerade die Individualität der Bewertung und des Gesprächsinhalts fördern.

Wenn Sie die Bewertungsbögen aus Ihrem Unternehmen als sehr hilfreich und sinnvoll erachten, nutzen Sie diese auf jeden Fall zur Vorbereitung. Schauen Sie sich hierzu auch das Gesprächsprotokoll aus dem vorherigen Jahr noch einmal genau an und reflektieren Sie darüber. Was wurde positiv umgesetzt? Über welche Punkte sollte eventuell noch einmal gesprochen werden?

Wenn Sie von dem Bewertungsbogen Ihres Unternehmens jedoch nicht allzu begeistert sind oder er nicht allein ausreicht, versuchen Sie dem Gesprächsinhalt selbst eine persönliche und individuelle Note zu geben. Bereiten Sie zusätzlichen Gesprächsinhalt vor, der in eine positive und zielführende Richtung geht. Das heißt konkret, überlegen Sie sich im Vorfeld entsprechende Fragen. Zum Beispiel nach den Tätigkeiten und Aufgaben, an denen Ihre Mitarbeiter:innen Spaß haben, wo sie ihre größten Erfolgserlebnisse haben oder was sich für sie seit dem letzten Mitarbeitergespräch positiv verändert hat. Dazu ist es auch sinnvoll nach weiteren Wünschen oder Zielen zu fragen, die Mitarbeiter:innen für ihre Zukunft haben und was sie ihrer Meinung nach bräuchten, um diese zu erreichen. Das Gespräch und somit auch die Vorbereitung sollte hier aus einer Mischung zwischen Rückblick auf das vergangene Jahr, Betrachtung der aktuellen Situation und einem Ausblick auf die gewünschte Zukunft bestehen.

Natürlich muss in einem Beurteilungsgespräch aber auch über Dinge gesprochen werden, die die Arbeitsweise oder Stimmung am Arbeitsplatz negativ beeinflussen, sofern diese vorhanden sind. Das heißt, Sie sollten sich in der Vorbereitung auch Fragen zu diesen Punkten überlegen. Zum Beispiel, wo Ihre Mitarbeiter:innen Probleme sehen, welche Teile ihrer Arbeit sie belasten oder zu Unzufriedenheit führen. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter:innen dann im Gespräch selbst an Lösungsvorschlägen arbeiten und fragen Sie diese, wo sie Unterstützung brauchen oder sich Hilfe wünschen. Sollte der Mitarbeitende jedoch keine Probleme sehen, Sie als Führungskraft jedoch schon, muss das angesprochen werden. Das aber am besten ruhig und konstruktiv.

Zusammenfassung

Noch einmal zusammengefasst geht es also zunächst darum, sich über die eigene Einstellung gegenüber dem Mitarbeitergespräch im Klaren zu werden und was das ganze bezwecken soll. Dementsprechend sollten Sie dann Ihre Vorbereitung gestalten. Hierzu nutzen Sie zum einen den Bewertungsbogen, sofern dieser bereits vorhanden bzw. vorgegeben ist. Zum anderen können (und in einigen Fällen sollten) Sie sich über zusätzliche Fragen oder Themen Gedanken machen, die Sie ebenfalls besprechen möchten und einen eigenen kleinen Leitfaden vorbereiten.

Wenn all diese Aspekte bei der Vorbereitung auf ein Jahresgespräch Beachtung finden, kann nicht mehr allzu viel schiefgehen. Was bei der Durchführung und Auswertung der Gespräche zu beachten ist, zeigen wir Ihnen in den folgenden Blogbeiträgen.

Kann ich Mitarbeitergespräche digital und einfach mit Evalea vorbereiten?