Dieser Beitrag dient sowohl Führungskräften als auch Mitarbeiter:innen als Information. Jedoch ist er für erstere vermutlich etwas relevanter, da der größere Teil der Verantwortung für die Leitung, Durchführung und Auswertung von Mitarbeitergesprächen bei ihnen liegt.
Nachdem sich alle Parteien inhaltlich gut auf ein Mitarbeitergespräch vorbereitet haben, kommt irgendwann die Stunde der Wahrheit und das Gespräch findet statt. (Wie diese Vorbereitung für Führungskräfte und Mitarbeiter:innen aussehen kann, erfahren Sie in unseren separaten Blogbeiträgen)
Der Erfolg des Gespräches hängt jedoch nicht nur vom Inhalt ab, sondern auch von der richtigen Kommunikation zwischen den Teilnehmern. Was Sie hierbei und auch bei der Nachbereitung eines solchen Gesprächs besonders beachten sollten, zeigen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag.
Gesprächstechniken
Für eine gute Kommunikation mit anderen Menschen ist es hilfreich einige Gesprächstechniken bzw. Fertigkeiten zu erlernen und zu beherrschen. Im ersten Schritt sollten Sie darauf achten, dass Ihr Gegenüber Sie akustisch überhaupt verstehen kann. Das bedeutet konkret:
- Schaffen Sie eine gute Atmosphäre (Das Gespräch sollte an einem ruhigen Ort stattfinden und entspannt bzw. locker beginnen, zum Beispiel mit einer einfachen Einstiegsfrage zur Gefühlslage)
- Halten Sie sich an die Gesprächsregeln! Damit ist eine respektvolle Kommunikation miteinander gemeint, indem man die andere Person ausreden lässt und sie nicht unterbricht. Zudem sollten Sie versuchen, keine langen Monologe zu halten, sondern auch Ihrem Gesprächspartner gleichermaßen Raum für Anmerkungen, Reaktionen oder das Vortragen von eigenen Anliegen lassen.
- Reden Sie nicht zu laut, aber auch nicht zu leise (Achten Sie auf die Raumakustik)
- Sprechen Sie Worte deutlich aus und nuscheln Sie nicht (eine klare Aussprache kann jederzeit in allen Lebenslagen geübt werden)
- Achten Sie auf das richtige Sprechtempo. Schnell genug, um nicht einschläfernd zu wirken, aber auch langsam genug, dass Ihr Gegenüber Ihnen folgen kann.
Im nächsten Schritt, wenn das Gespräch auch inhaltlich so richtig Fahrt aufnimmt, sollten Sie folgende Gesprächstechniken kennen und anwenden:
Aktives Zuhören:
Hierbei geht es darum, dem Gegenüber tatsächlich konzentriert zuzuhören und das Gesagte zu verarbeiten und zu verstehen. Aktiv und aufmerksam zuzuhören ist für eine gute Kommunikation unerlässlich, denn es vermindert die Wahrscheinlichkeit, dass die Beteiligten aneinander vorbeireden. Es schafft so die Möglichkeit, aufeinander einzugehen und die Anliegen des anderen besser zu verstehen. Achten Sie also darauf, Ihre volle Aufmerksamkeit auf das Gespräch zu richten. Diese Gesprächstechnik ist die Wichtigste und auch meist die Voraussetzung für alle folgenden.
Paraphrasieren:
Bei dieser Technik geben Sie das, was Ihr Gesprächspartner sagt, mit Ihren eigenen Worten wieder (die Voraussetzung hierfür ist natürlich das aktive Zuhören). So kann sichergestellt werden, dass alles richtig verstanden wurde und es keine Missverständnisse gibt, da Unklarheiten an dieser Stelle sofort geklärt werden können. Zudem gewinnen Sie dadurch einen Moment Zeit, um sich eine Antwort auf das Gesagte zu überlegen und Ihr Gesprächspartner merkt, dass Sie ihm tatsächlich zuhören. Die Verwendung dieser Technik ist auch ein Zeichen der Wertschätzung.
Analysieren:
Einige Menschen haben ein Talent dafür, andere in die Irre zu führen, zu manipulieren oder vom eigentlichen Inhalt des Gesprächs abzulenken. Auch wenn dies nicht beabsichtigt ist, können solche Situationen durchaus vorkommen. Lassen Sie sich davon nicht beeinflussen und nichts unterstellen, was nicht der Wahrheit entspricht, um spätere Missverständnisse oder die Verbreitung von Unwahrheiten zu vermeiden. Versuchen Sie daher, das Gesagte zu analysieren. Behalten Sie das eigentliche Thema im Fokus, was dazu wirklich gesagt wurde und was nicht.
Spiegeln:
Menschen mögen Symmetrie und Harmonie. Denn diese geben uns ein Gefühl von Wohlbefinden. Mit der Spiegeltechnik können Sie dies gut herstellen. Das bedeutet also, wenn Ihr Gegenüber mit einer sehr leisen und ruhigen Stimme spricht, ist es sinnvoll sich dem anzupassen und nicht hysterisch herumzuschreien. Dasselbe gilt auch für die Körpersprache. Achten Sie hierbei jedoch auf einen vernünftigen Rahmen, in dem Sie sich selbst auch wohlfühlen. Sie sollten sich selbst nicht komplett verstellen und einfach alles nachahmen, was Ihr Gegenüber tut, denn das fällt auf und wirkt sehr unnatürlich.
Zusammenfassen:
Ein Mitarbeitergespräch dauert ca. 30-60 Minuten oder länger, je nachdem wie viel es zu besprechen gibt. In dieser langen Zeit werden oft viele Themen besprochen und das Gehirn bekommt eine große Menge an Informationen zum Verarbeiten. Dadurch kann es passieren, dass man am Ende des Gesprächs eigentlich gar nicht mehr so genau weiß, was alles besprochen wurde. Daher ist es sinnvoll, gemeinsam noch einmal die wichtigsten Ergebnisse des Gesprächs zusammenzufassen und auch schriftlich festzuhalten. Hier kann auch noch einmal kontrolliert werden, ob wirklich alle Punkte, die im Vorfeld durch den Gesprächsleitfaden/ Bewertungsbogen vorbereitet wurden, besprochen wurden oder ob es noch zusätzliche Punkte gibt, die wichtig sind und bis hierhin vergessen wurden. Nutzen Sie hier auch die Gelegenheit noch einmal alles anzusprechen, was doch noch unklar geblieben ist, denn im Optimalfall sollte keiner der Beteiligten mit Fragezeichen im Kopf aus dem Gespräch herausgehen.
Zum finalen Abschluss kann das weitere Vorgehen besprochen werden. Das heißt, Sie sollten klären, was die nächsten Schritte sind und wann man sich ggf. erneut für ein Gespräch zusammenfindet, um Fortschritte etc. zu evaluieren oder weitere Maßnahmen zu besprechen. Dies ist wichtig, damit jeder Teilnehmer mit einer Aufgabe oder einem konkreten Ziel aus dem Gespräch herausgeht und sofort weiß, was zu tun ist und woran aktiv gearbeitet werden kann.
Nachbereitung
Nun ist es geschafft und Sie haben das Gespräch hoffentlich erfolgreich durchgeführt. Doch was jetzt?
Damit Sie von dem Gespräch nachhaltig profitieren können, ist es wichtig, alle Ergebnisse im Nachhinein strukturiert und sorgfältig festzuhalten. Wenn Sie im Gespräch bereits Notizen gemacht haben, schauen Sie diese nochmal durch und ordnen, strukturieren oder kommentieren Sie diese ggf. noch einmal, sodass sie auch nach einiger Zeit noch verständlich für Sie sind. Dies sollte am besten kurze Zeit nach dem Gespräch geschehen, wenn alle Inhalte noch frisch in Ihrem Gedächtnis sind. Zum Beispiel können Sie sich nach oder während dem Gespräch für jede(n) Mitarbeiter:in eine Übersicht über Stärken, Wünsche und festgelegte Ziele für die Zukunft erstellen. Hierfür kann (sofern vorhanden) der Bewertungsbogen/ Leitfaden genutzt werden und Sie können den Inhalt durch das Besprochene noch einmal ergänzen oder erweitern. Dadurch haben Sie auch in der Zukunft die Möglichkeit, sich immer wieder daran zu orientieren und nichts Wichtiges zu vergessen. Diese Dokumentation sollten Sie dann leicht zugänglich aufbewahren, um regelmäßig Fortschritte zu überprüfen und sich das Besprochene wieder ins Gedächtnis zu rufen. Es bringt nämlich nichts, alles schön zu dokumentieren, wenn es sich danach nie wieder jemand anschaut und dafür sorgt, das Festgehaltene auch praktisch auszuführen.