Woco

Digitalisierung von Mitarbeitergesprächen und einer weltweiten Schulungsmaßnahme

Branche: Automobilzulieferer

Über das Unternehmen: Woco entwickelt und produziert Komponenten, die den akustischen Komfort und die Sicherheit des Automobils verbessern sollen. In der Industrie bietet das Unternehmen Produkte und Funktionslösungen für Anwendungen in industriellen Antivibrationssystemen, Mess- und Regelsystemen und Rohrleitungssystemen. Es wurde 1956 von Franz Josef Wolf gegründet und vereint heute die Attraktivität eines international tätigen Konzerns mit der Flexibilität und Organisation eines modernen Familienunternehmens.

Mitarbeiteranzahl: +5500 weltweit, ~ 1400 in Deutschland

Module: Mitarbeitergespräche, E-Learning, Learning Journey

Die Herausforderung

Den manuellen Aufwand von den jährlichen Mitarbeitergesprächen reduzieren und Mitarbeiter rund um den Globus für einen neuen Prozess gewinnen

Woco ist ein sehr fortschrittliches Unternehmen, das mit mehr als 20 Standorten in Asien, Nordamerika und Europa international aktiv ist. Das der Fortschritt bei dieser Größe in einigen Bereichen schneller ankommt als in anderen, hat auch die Personalentwicklung vor Herausforderungen gestellt. Insbesondere was die Mitarbeitergespräche angeht, welche 1-mal jährlich in schriftlicher Form durchgeführt wurden.

„Die ausgefüllten Gesprächsbögen wurden mir entweder per Hauspost oder direkt eingescannt zugeschickt. Die anschließende Verwaltung der Ergebnisse fand in mehreren Excel-Dateien statt, in der jedes Gespräch einzeln dokumentiert wurde.” – berichtet Senior Referentin HR Development Mascha Bornmann.

“Ich habe in meiner Tätigkeit als Personalentwicklerin eigentlich nur mit Excel gearbeitet.

Zudem war das ganze Thema Reporting eine Herausforderung, vor allem in der jährlichen Betrachtung. “Es war für mich wirklich schwierig, generelle Aussagen zu treffen. Sei es, ob eine Aktivität wie geplant auch durchgeführt wurde oder wie der Rücklauf der Gespräche im einer Organisationseinheit war. Die Verwaltung war nicht nur unübersichtlich und aufwändig, sondern auch sehr fehleranfällig. Schlussendlich konnte nur ich auf die vollständigen Ergebnisse zugreifen. Die Führungskräfte mussten also nachfragen, wenn Sie die Inhalte der Gespräche nochmals benötigten.”

“Ich habe versucht, das ganze Reporting so gut wie möglich mit Excel abzubilden… Excel bietet sicherlich umfangreiche Möglichkeiten, aber insbesondere beim Handling und in der Visualisierung sind irgendwo auch die Grenzen gesetzt.

Sehr erfreulich, aber ungeplant kam dann noch das Thema E-Learning auf die To-do-Liste von Frau Bornmann. “Es gab den kurzfristigen Wunsch, einen neuen Produktentstehungsprozess (PEP) der Belegschaft zu vermitteln”. In Zeiten, in denen Reisen nicht möglich war (Covid-19) und Online-Trainings aufgrund unterschiedlichster Zeitzonen auch keine Option darstellten, sollte ein gewisser Teilnehmerkreis rund um den Globus, also mittels E-Learning geschult werden.

“E-Learnings gab es bisher nur in einzelnen Fachbereichen oder in speziellen Einsatzgebieten.

Frau Bornmanns Aufgabe bestand nun darin, die bereits gelaufenen Mitarbeitergespräche in Evalea zu dokumentieren und das Reporting sowie den Prozess für die Gespräche im nächsten Jahr zu digitalisieren. Außerdem stand die Frage im raum – wir wollen Inhalte global über mehrere Standorte hinweg vermitteln, wie kann man das am besten machen?

Mascha Bornmann

Senior Referentin HR Development

Hoher manueller Aufwand mit zu vielen Excel-Dateien

Intransparentes und nicht managementgerechtes Reporting

In Corona-Zeiten einen neuen Produktentstehungsprozess weltweit vermitteln

Das Ergebnis

Digitale Unterstützung im Arbeitsalltag und Informationen in einem neuen Gewand

Seitdem wird Woco bei den Mitarbeitergesprächen und E-Learnings von Evalea unterstützt. „Die Arbeit im Evalea-System ist zu einem Grundbestandteil meines Tagesablaufes geworden“, erzählt Frau Bornmann uns über Ihre tägliche Arbeit.

Die Ergebnisse der letzten Mitarbeitergespräche wurden in Evalea erfasst und dokumentiert. Diese sind somit trotz des neuen Systems noch einsehbar und können als Grundlage für folgende Gespräche genutzt werden. Dies spielt auch bei der Akzeptanz für den neuen Prozess eine große Rolle.

Die bisher sehr aufwendige Verwaltung wurde mit Evalea auf ein ganz anderes Niveau und in Richtung Digitalisierung gehoben. Fortan übernimmt das Evalea-Modul Mitarbeitergespräche die aufwendige Verwaltungsarbeit und automatisiert alles, was automatisiert werden kann. „Excel war in der Vergangenheit mein größter Wegbegleiter… Das wird jetzt in Zukunft anders“, sagt Frau Bornmann mit einem Lächeln auf dem Gesicht.

“Evalea ist für mich wirklich ein Bestandteil meiner Arbeit geworden.

Neben dem Prozess wurden auch die Reports digitalisiert. „Ich kann alle Mitarbeitergespräche sofort (im System) einsehen. Da gebe ich den Namen eines Mitarbeiters ein und sehe alles, was im Gespräch vereinbart worden ist. So sollte es einfach auch sein“.

Der neue Produktentstehungsprozess konnte ebenfalls erfolgreich an allen Standorten vermittelt werden. Hierzu wurde ein externes Training eingekauft und in das Evalea Modul E-Learning integriert. Durch den engen Kontakt zwischen Frau Bornmann und ihrem Kundenbetreuer konnten individuelle Wünsche und Anforderungen an das System umgesetzt werden und Funktionen wurden zudem erweitert. Begrenzt auf den systematischen Roll-out des Projektes hat das Modul Learning Journey in der Kommunikation und Darreichung der E-Learnings seinen Beitrag geleistet.

Das E-Learning war eigentlich nur als Maßnahme für dieses Projekt geplant, ist seitdem aber zum größten Mehrwert für Frau Bornmann herangewachsen. „Ich erstelle einfach ein E-Learning und informiere mit Aktivierung alle relevanten Personengruppen. Ich muss also deutlich weniger Mails schreiben als zuvor. Aber vor allem für die andere Seite ist es komfortabler, weil Mitarbeiter nicht mehr alles durchstöbern müssen, um die richtigen Informationen zu finden, sondern einfach ins System gehen können und selbst entscheiden, welche Inhalte sie konsumieren möchten. Und dies unabhängig von Zeit und Ort.“

“Diese Verfügbarkeit von Informationen ist der größte Mehrwert für mich.

„Das heißt jetzt ganz praktisch, im Rahmen vom Talent Management gibt es ein E-Learning für unsere Talente, in dem alle relevanten Inhalte zur Verfügung stehen.“

Was ihre weiteren Pläne betrifft, verrät Frau Bornmann uns: “Am liebsten würde ich heute schon alle Module ausrollen. Heute steht bereits fest, dass die Module Kompetenzmanagement und Seminarmanagement kurzfristig deutschlandweit ausgerollt werden sollen.”

Digitale Mitarbeitergespräche & automatische Reports

Ein E-Learning für alle Zwecke

Gemeinsames Wachstum

Die Zusammenarbeit

Was schätzen Sie an Evalea am meisten?

“Diesen phänomenalen Support! Ich hatte teilweise echt täglich Telefonate mit meiner Ansprechperson, die ich auch nicht wieder hergebe. Superschnelle Rückmeldung und sehr kundenorientiert. Herausragende Zusammenarbeit.

Von Kunde zu Kunde

Was würden Sie anderen noch über Evalea sagen wollen?

“Evalea ist ein Anbieter, der großen Fokus auf Problemlösung und Kundenorientierung legt und wo gemeinsam immer Raum für kreative Lösungsansätze besteht. Ein Austausch auf Augenhöhe, der Gestaltungsfreiräume schafft und gemeinsames Wachstum ermöglicht.

Welche Ziele haben Sie?

Jeder unserer Kunden schreibt seine eigene Geschichte mit Evalea. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie wir auch Ihre Zielsetzungen erreichen. Unser Team freut sich, Sie zu beraten und die Potenziale für Ihr Unternehmen herauszuarbeiten.