Wenn man das Wort Mitarbeitergespräche hört, dann denken die meisten vermutlich sofort an das jährliche Beurteilungsgespräch. Einmal im Jahr kommen hierbei Führungskräfte und Mitarbeiter:innen zusammen, um hauptsächlich Leistungen Revue passieren zu lassen, Ziele zu definieren und manchmal auch über Gehälter zu verhandeln. So behandelt ein typisches Jahresgespräch gleich mehrere Themen, die alle für sich gesehen bereits ein eigenes Gespräch rechtfertigen. Doch dazu später mehr.
Wie Führungskräfte und Mitarbeiter:innen sich optimal auf so ein Beurteilungsgespräch vorbereiten können und welche Vorteile es bietet, lesen Sie in unseren separaten Blogbeiträgen.
Zunächst möchten wir Ihnen einen kleinen Einblick in die weite Welt der Mitarbeitergespräche geben und Ihnen die verschiedenen Arten vorstellen. Denn Anlässe für Mitarbeitergespräche gibt es zur Genüge! – Let’s go!
Ein Instrument für jeden Anlass: welche verschiedenen Arten von Mitarbeitergesprächen gibt es?
Mitarbeitergespräche zwischen Mitarbeiter:innen und Führungskräften
Das Motivationsgespräch
Es gibt viele Faktoren, die Mitarbeitende dazu bringen, oder aber dabei hemmen, ihr volles Potenzial abzurufen. Ein Motivationsgespräch bietet die Chance, diese Faktoren zu identifizieren und anschließend aktiv gemeinsam Wege zu finden, die innere Motivation der Mitarbeiter:innen zu steigern. Denn mit hoher Motivation geht auch eine bessere Arbeitsleistung bzw. Arbeitsmoral einher.
Das Beurteilungsgespräch:
Entwicklung kann nur durch regelmäßiges Feedback und Leistungsbeurteilungen entstehen. Und genau darum geht es beim Beurteilungsgespräch: Führungskräfte konfrontieren Ihre Mitarbeitenden mit Stärken und Schwächen, beurteilen dabei aber nicht nur die persönliche Leistung, sondern berücksichtigen auch das Potenzial der Mitarbeitenden. Auf dieser Basis können anschließend Pläne für die weitere individuelle Personalentwicklung besprochen, umgesetzt und gefördert werden. Diese Beurteilung bildet meist den Hauptbestandteil des jährlichen Mitarbeitergesprächs. Daher werden das jährliche Mitarbeitergespräch und das Beurteilungsgespräch oft als Synonyme verwendet.
Das Entwicklungsgespräch:
Ist die Leistung beurteilt, geht es im nächsten Schritt um die Planung konkreter Maßnahmen. Denn schließlich sollen diese Gespräche keine brotlose Kunst sein, sondern aktiv zur Weiterentwicklung der Mitarbeiter:innen beitragen. Im Entwicklungsgespräch wird unter Berücksichtigung der aktuellen Arbeitsrealität ein Ziel definiert. Gemeinsam erörtern Führungskraft und Mitarbeiter:in dann die Optionen, wie die Lücke zwischen Gegenwart und Ziel geschlossen werden kann. Abschließend sollten konkrete Schritte und ein Zeit Horizont definiert werden. Der Erfolg und die Durchsetzung der festgelegten Maßnahmen werden durch die regelmäßige Führung solcher Gespräche begünstigt.
Das Gehaltsgespräch:
„Ich will ja keine Schlösser bauen, nur eben, dass es reicht“ sang Gunter Gabriel bereits 1974 in „Hey Boss, ich brauch mehr Geld“. Nun kann nicht jeder seine Forderung nach mehr Gehalt singen und auch zu den Erfolgschancen der musikalisch geforderten Gehaltserhöhung gibt es leider keine belastbaren Zahlen. Aber Fakt ist: Gehaltsgespräche sollten in regelmäßigen Abständen stattfinden. Arbeitnehmer:innen brauchen Wertschätzung, um ihr Potenzial auszuschöpfen, und diese Wertschätzung zeigt sich auch sehr stark im Geld. Führungskräfte und Personaler:innen sollten die Gespräche daher genauso gut vorbereiten wie Arbeitnehmer:innen, um Forderungen einordnen zu können und dem Gegenüber mit Respekt zu begegnen. Wichtig sind auch Objektivität, die Nachvollziehbarkeit über alle Hierarchieebenen hinweg und das Berücksichtigen von Leistung. Denn auch so wird Arbeitnehmer:innen Wertschätzung zu teil, nämlich wenn sie und ihre starke Arbeit gesehen UND belohnt werden.
Das Kritikgespräch
Mit einem Kritikgespräch weisen Führungskräfte Mitarbeitende auf Defizite in ihrer Tätigkeit hin und versuchen sie durch konstruktive Kritikäußerungen zu einer Verhaltensänderung zu bewegen. Dabei sind mehrere Faktoren von enormer Wichtigkeit. Allem voran müssen Führungskräfte die Berechtigung der Kritik prüfen. Kann der Mitarbeitende das Geforderte fachlich überhaupt leisten? Liegen alle erforderlichen Informationen dafür vor? Und auch eine sachliche Grundstimmung, in der nachweisliche Exempel als Belege für die Kritik vorgebracht werden, ist unerlässlich. Zudem ist es wichtig, dass Kritikgespräch nicht im Sand verlaufen zu lassen, sondern Veränderungen stetig zu evaluieren und ggf. mit weiteren Maßnahmen und Gesprächen darauf aufzubauen.
Das Konfliktgespräch:
Wenn viele Menschen zusammentreffen, sind Konflikte kaum zu verhindern. Das Wichtigste bei Konflikten im Arbeitsumfeld ist, sie nicht zu ignorieren. Als Führungskraft ist es elementar, aktiv das Gespräch zu suchen. Dabei ist eine Strategie entscheidend für den erfolgreichen Ausgang. Wer ist am Konflikt beteiligt? Woher stammt der Konflikt? Welche Maßnahmen können ergriffen werden, um den Konflikt beizulegen? Kann eine unbeteiligte dritte Person bei der Schlichtung helfen? Welche Erwartungen an das Gespräch bestehen bei den beteiligten Parteien? Ein gut vorbereitetes und konstruktives Konfliktgespräch kann Schaden vom Unternehmen abwenden und im Bestfall sogar zu einer Win-Win-Situation werden.
Das Rückkehrgespräch:
Krankheitsbedingte Fehlzeiten und Ausfälle sowie Elternzeit, Mutterschutz, ein Sabbatical oder ein Auslandseinsatz von Mitarbeitenden gehören zum Arbeitsleben dazu. Wenn eine Abwesenheit nun länger dauert, kann ein Rückkehrgespräch erforderlich sein, um einige Dinge zu besprechen und den Mitarbeitenden auf den neusten Stand der Dinge zu bringen. Bei diesem Gespräch sind Fingerspitzengefühl und Empathie gefordert. Was ist der Grund für eine krankheitsbedingte Abwesenheit und wie kann das Unternehmen zu einer Besserung beitragen? Welche Neuerungen und Entwicklungen gibt es seit dem Ausfall im Unternehmen? Mit der Besprechung dieser Dinge zeigen Führungskräfte und HR-Abteilungen Interesse an Mitarbeitenden und tragen zu einem besseren Betriebsklima bei. Denn eine Rückkehr an den Arbeitsplatz, nachdem der Mitarbeitende womöglich mehrere Wochen oder Monate abwesend war, birgt einige Herausforderungen sowohl für diesen selbst als auch für den Arbeitgeber.
Mitarbeitergespräche, die überwiegend von der Personalabteilung geleitet werden
Das Einstellungsgespräch:
Dieses folgt in der Regel auf ein oder mehrere positive Vorstellungsgespräche und dient der Klärung letzter vertraglicher Details wie Gehalt, Urlaubsanspruch, Probezeitdauer, Firmenwagen, betriebliche Altersvorsorge oder Weiterbildungen. Das Gespräch erfolgt meistens dann, wenn sich beide Parteien eigentlich schon sicher für ein Arbeitsverhältnis miteinander entschieden haben. Für Führungskräfte bietet das Einstellungsgespräch zudem die Gelegenheit, Bewerber:innen noch einmal besser kennenzulernen, während ebendiese einen tieferen Einblick in das Unternehmen erhalten können. Am Ende des Einstellungsgesprächs wartet in der Regel der unterschriftsreife Arbeitsvertrag.
Das Abmahnungsgespräch:
Klingt unangenehm. Ist es häufig auch. Und zwar für alle Beteiligten. Trotzdem kommt dem Abmahnungsgespräch, welches oft auf ein Kritikgespräch folgt, eine wichtige Rolle zu. Denn eine schriftliche Abmahnung allein wird bei den wenigsten Mitarbeitenden eine positive Änderung herbeiführen. Stattdessen sollten Führungskräfte und Personalverantwortliche immer im persönlichen Gespräch ausdrücken, welches Fehlverhalten zur Abmahnung geführt hat. Dies sollte am besten mit stichhaltigen Beispielen belegt werden und es muss auch eine klare Erwartungshaltung für eine Besserung kommuniziert werden. Und auch wenn das klar sein sollte: Emotionen haben im Abmahnungsgespräch nichts verloren – auch wenn es manchmal schwierig erscheinen mag.
Das Kündigungsgespräch:
Wenn das Abmahnungsgespräch keine Wirkung zeigt, kommen Führungskräfte und Personalabteilungen nicht daran vorbei, weitere Maßnahmen zu ergreifen. Sonst untergraben sie nicht nur ihre eigene Glaubwürdigkeit, sondern fügen dem Unternehmen auch Schaden zu. Und auch wenn die ein oder andere Führungskraft schon mal die Fantasie von der Leine gelassen hat, ist eine in Drama getunkte Kündigung auf Hollywood-Art niemals eine Option. Zudem gibt es zahlreiche Situationen, in denen eine Kündigung für Arbeitnehmer:innen vollkommen unerwartet kommt. Daher sollten Kündigungsgespräche immer exzellent vorbereitet sein, denn hier spielen auch arbeitsrechtliche Aspekte eine große Rolle. Ein ungestörtes Umfeld, eindeutige Formulierungen, authentisches Einfühlungsvermögen, Respekt vor Mitarbeitenden und eine gute Erklärung der Maßnahme sorgen für ein möglichst reibungsloses Kündigungsgespräch. Zudem sollte auch der Zeitpunkt gut gewählt werden, um Mitarbeiter:innen die Möglichkeit zu geben, darauf zu reagieren, weitere Schritte zu prüfen (z.B. Kontaktieren des Betriebsrates) und die Kündigung zu verarbeiten.
Das Austrittsgespräch:
Egal aus welchen Gründen Mitarbeiter:innen ein Unternehmen verlassen, als Unternehmen sollte man immer daran interessiert sein, im Guten auseinander zu gehen. Denn auch ehemalig angestellte Personen agieren weiterhin als Botschafter des Unternehmens! Eine Trennung sagt viel über Unternehmenskultur und Arbeitgeberimage aus und kann sowohl den Recruiting-Prozess als auch die Stimmung im Unternehmen zukünftig beeinflussen. Das Austrittsgespräch sollte zwischen der HR-Abteilung und dem Mitarbeitenden stattfinden, der das Unternehmen verlässt. Die HR-Abteilung sollte sich hier auch bemühen dem Mitarbeitenden möglichst pünktlich zum Austrittsdatum ein wohlwollendes Arbeitszeugnis auszustellen. Wenn alle Voraussetzungen für ein konstruktives Austrittsgespräch erfüllt sind, kann mit diesem Instrument Wissen im Unternehmen erhalten werden, was andernfalls mit den ausscheidenden Mitarbeiter:innen das Unternehmen verlässt. Zudem können Gründe für das Ausscheiden analysiert und so die künftige Fluktuation besser kontrolliert werden.
Same, same but different: Der kleinste gemeinsame Nenner
Wie angekündigt, gibt es allerhand Anlässe für ein Mitarbeitergespräch. Die individuellen Anforderungen variieren dabei teilweise stark – doch eines eint jedes gute Mitarbeitergespräch: Den Grundstein legen Vorbereitung und Organisation.