Mit SAP-Schnittstelle 1.100 Schulungen automatisch evaluieren

ABLE Group

Mit SAP-Schnittstelle 1.100 Schulungen automatisch evaluieren

Branche: Personalwesen
Mitarbeiteranzahl der ABLE Group: 8300

Über das Unternehmen: Mit 8.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in über 120 Niederlassungen und Standorten bietet die ABLE GROUPmaßgeschneiderte und innovative Engineering- und IT-Lösungen an. Zu den Marken Deutschlands führender Unternehmensgruppe für Engineering- und IT-Dienstleistungen gehören FERCHAU, M Plan, plantIng, top itservices, RST und prime-ing.

Die ABLEacademy führt Personalentwicklungsmaßnahmen firmenübergreifend für alle Unternehmen der ABLE GROUP durch.

Die Herausforderung

Zeitaufwendige Doppelerfassung von Daten vermeiden und Evaluation aus SAP heraus steuern

Die ABLE GROUP ist die führende Unternehmensgruppe für Engineering- und IT-Dienstleistungen in Deutschland. Dementsprechend hoch sind sowohl die Anforderungen an das Know-how der 8.300 Mitarbeiter und der Bedarf an umfangreichen Onboarding- und Weiterbildungsmaßnahmen. In Zahlen bedeutet das circa 1.100 Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen pro Jahr, die von der ABLEacademy geplant und durchgeführt werden.

Diese in einem kennzahlenorientierten Unternehmen ordnungsgemäß zu evaluieren, war eine Herausforderung, bei der Evalea unterstützen sollte.

„Wir haben Präsenzseminare, Webinare, Programme aus dem High-Potential Bereich, E-Learnings und Coachings […] Also wir machen sehr viel und wollen auch alles evaluieren. Nach der Umstellung der Seminarorganisation auf SAP-Veranstaltungsmanagement wollten wir dann optimalerweise auch die Evaluation darüber laufen lassen.“ – erzählt uns Personalreferentin für Personalentwicklung Caroline Terberger.

Caroline Terberger

Personalreferentin Personalentwicklung

“Unsere Anforderung war, dass wir keine Doppelerfassung mehr machen müssen. Das heißt, alle relevanten Daten sind im SAP-Veranstaltungsmanagement und daraus wollen wir die Evaluation anstoßen können.”

Denn bisher war die Evaluation ein manueller Prozess, der zwar das Beste aus den technischen Bedingungen rausgeholt hat, aber nicht zufriedenstellend war. „Mit dem SAP-Veranstaltungsmanagement machen wir das komplette Teilnehmermanagement. Aber darüber ist es nicht möglich, die Veranstaltungen auch zu evaluieren.“ Deshalb war Frau Terberger bis zum Kontakt mit Evalea auf eine selbst gebaute IT-Datenbank angewiesen. In der Praxis bedeutete das, „die Kolleginnen in der Administration haben Veranstaltungen, welche bereits im SAP eingetragen waren, noch ein zweites Mal in der Datenbank angelegt. Hier wurde dann ein Befragungslink generiert, welcher in eine E-Mail kopiert und an Teilnehmer versendet werden konnte. Der Rücklauf passierte in Form von einem Word-Dokument und musste in der Datenbank ebenfalls eingetragen werden. Drei Monate später dann das Ganze nochmal, um den Transfer zu evaluieren.“

“Wir hatten vor Evalea einen stark manuellen Prozess, der aus vielen Einzelschritten bestand.”

Zudem stellte die Auswertung über mehrere Veranstaltungen eine Herausforderung dar „Wenn wir Reports erstellen wollten, haben wir das System des externen Dienstleisters genutzt, in dem die Rückläufe der Teilnehmer in einer Datenbank gespeichert waren. Hier gab es verschiedene, allerdings sehr beschränkte Auswertungsfunktionen. Außerdem konnten wir nur einen Fragebogen für alle Maßnahmen nutzen. Mehr war da technisch (beim Anbieter) nicht möglich. Wenn wir Probleme hatten oder Änderungen vornehmen wollten, war es meistens recht kompliziert und nicht flexibel genug, weil es einen Standard gab.“

Evaluation nicht direkt aus SAP-Veranstaltungsmanagement möglich.
Zu viel manueller Aufwand im Evaluationsprozess.
Beschränkte Reports und Fragebögen.

Das Ergebnis

Schnittstelle zu SAP-Veranstaltungsmanagement automatisiert Evaluation

Seitdem wird der Evaluationsprozess rund um die 1.100 Schulungen der ABLEacademy von Evalea unterstützt und komplett automatisiert. “Wir müssen die Befragungen nicht mehr einzeln manuell anstoßen”, erzählt Frau Terberger uns über die größte Veränderung in der täglichen Arbeit.

“Im engen Austausch und Workshops haben wir mit Evalea die technischen Anforderungen abgestimmt, um eine Schnittstelle einzurichten, mit der wir direkt aus dem SAP-Veranstaltungsmanagement die Evaluation anstoßen.”

Die Funktion der ‘Ressourcen’ im SAP-System wurde genutzt, um Weiterbildungen mit einer Evaluation zu verknüpfen. “Das war auch mit etwas Customizing unsererseits verbunden. In der Praxis funktioniert es jetzt genauso, wie wenn ein Trainer mit einer Weiterbildung verknüpft wird.“ Diese Informationen werden nun in einem Datenexport zusammengefasst, der täglich neu generiert wird und als Schnittstelle zwischen Able’s SAP und Evalea dient. Somit werden tagesaktuell alle notwendigen Daten übermittelt und Evalea kümmert sich automatisch um die Administration rund um die Evaluation.

“Mit der neuen Schnittstelle ist das einzige To-do für unsere Administration das Verknüpfen von Weiterbildung und Evaluation, wozu nur noch drei Klicks nötig sind.”

„Außerdem haben wir die Prozesswege rund um unsere Maßnahmen neu definiert. Dank hilfreicher Unterlagen hierzu ist klar, wann welcher Fragebogen ausgesendet werden soll, wie lange die Evaluation läuft, wann automatische Erinnerungen stattfinden und an wen hinterher die Ergebnisberichte automatisch versendet werden. Wir haben mittlerweile ca. 13 verschiedene Prozesswege für verschiedene Maßnahmanen definiert und den Freiraum außerdem genutzt, um wirklich spezifische Fragebögen für unterschiedliche Formate zu entwickeln.“

“Das ist ein enormer Zeitaufwand, der jetzt eingespart wird. Weniger fehleranfällig ist es auch.”

„Was die Reports angeht, können wir jetzt auf Knopfdruck ein aktuelles Reporting erstellen und haben die Möglichkeit, dies auch auf Themenbasis zu tun. Außerdem haben wir viele maßgeschneiderte Reports bekommen, unseren Anforderungen entsprechend angepasst.“

Mit Schnittstelle zum SAP-Veranstaltungsmanagement die Evaluation ohne Umwege steuern.
Aufwand rund um den Evaluationsprozess auf drei Klicks reduziert.
Freiraum für individuelle Reports und Fragebögen genutzt.

Die Zusammenarbeit

Was schätzen Sie an Evalea am meisten?

„Dass es maßgeschneidert ist. Genau das, was wir brauchten, haben wir dann auch bekommen. Das ist ein enormer Vorteil von Evalea, so flexibel und individuell auf Wünsche reagieren zu können. Bei unserem ehemaligen Dienstleister gab es vorgegebene Prozesse und es gab wenig Raum oder Möglichkeiten für individuelle Anpassungen. Das ist bei Evalea definitiv anders.“

Von Kunde zu Kunde

Was würden Sie anderen noch über Evalea sagen wollen?

“Dass wir von Evalea bei unserer Entwicklung begleitet werden. Unsere Prozesse und Maßnahmen entwickeln sich fortlaufend weiter und es gibt immer wieder neue Anforderungen. Evalea geht diese Entwicklung mit und begleitet uns dabei, indem sie mitdenken und konstruktiv mit an einem Strang ziehen. Ganz konkret die letzte Fragestellung: Wie evaluieren wir Blended Learnings am besten? Da haben wir uns dann auch gerne beraten lassen und greifen auf die vorhandene Erfahrung zurück.”

Welche Ziele haben Sie?

Jeder unserer Kunden schreibt seine eigene Geschichte mit Evalea. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie wir auch Ihre Zielsetzungen erreichen. Unser Team freut sich, Sie zu beraten und die Potenziale für Ihr Unternehmen herauszuarbeiten.

Jetzt Gespräch vereinbaren

Mit SAP-Schnittstelle 1.100 Schulungen automatisch evaluieren