In den letzten Artikeln ging es nun viel um die Grundlagen des Kompetenzmanagements, den agilen Ansatz und wie das denn in Modellen festgehalten werden kann. Doch was dann?
Wenn das Kompetenzmodell steht und alle Anforderungen theoretisch klar sind muss noch festgestellt werden, welche Kompetenzen denn aktuell schon praktisch bei den Mitarbeiter:innen vorhanden sind. Denn das Modell alleine bringt nichts, wenn es nicht genutzt oder im Unternehmen nachhaltig gelebt wird. Der Mehrwert entsteht erst durch das tatsächliche Messen der Kompetenzen.
Um dies richtig tun zu können ist ein grundlegendes Kompetenzverständnis nötig. Einige Grundlagen, die man hierzu kennen sollte, erklären wir im nächsten Absatz, bevor es dann später um die verschiedenen Möglichkeiten der Messung geht.
Grundlage zur Messung – Kompetenzverständnis
Kompetenzen dienen hauptsächlich zur erfolgreichen Bewältigung von Aufgaben in einem situativen Kontext. Das bedeutet, dass deren Messung auch dementsprechend in konkreten Arbeitssituationen erfolgen sollte. Hierbei sollten sowohl fachliche als auch überfachliche Kompetenzen ganzheitlich beachtet werden, da oftmals beide Arten für die erfolgreiche Bewältigung der Arbeitsanforderungen gebraucht werden. Wichtig ist dabei, dass Kompetenzen nicht nur anhand von Handlungsergebnissen wie beispielsweise Produktionszahlen gemessen werden. Die Messverfahren sollten ganzheitliche Arbeitsprozesse abbilden und auch die Interaktion von Mitarbeiter:innen untereinander sowie mit Maschinen berücksichtigen. Denn am Ende sollen die Ergebnisse zu einer eindeutigen Erkennung von Entwicklungsbedarfen an der entsprechenden Stelle dienen.
Was ebenfalls besonders wichtig zu bedenken ist, dass es einen Unterschied zwischen Kompetenzen und stabilen Persönlichkeitsmerkmalen gibt. Bei Kompetenzen steht wie bereits erwähnt die Bewältigung einer situationsspezifischen Arbeitsanforderung im Vordergrund. Kompetenzen sind zudem auch veränderbar. Stabile Eigenschaften wie Gewissenhaftigkeit sind also keine Kompetenzen, auch wenn damit Verhaltensweisen einhergehen können, die zu kompetentem Handeln führen. Diese Unterscheidung sollte immer beachtet werden, um Kompetenzen wirklich effektiv messen zu können.
Praktische Kriterien für Messverfahren
Beim Messen von Kompetenzen in der Praxis gibt es einige Kriterien gegenüber dem Messverfahren selbst, die erfüllt sein sollten, damit es zweckdienlich ist.
- Relevanz: Die Kompetenzmessung und deren Ergebnisse sollten von allen Mitgliedern des Unternehmens als relevant betrachtet werden. Denn nur dann kann sie den gewünschten Nutzen bringen und als Mittel für die Vorbereitung von Entscheidungen und Maßnahmen in der Personalentwicklung dienen.
- Akzeptanz: Das Messverfahren muss von allen Seiten akzeptiert werden, um die entsprechende Bereitschaft für die Durchführung zu gewährleisten.
- Fairness: Die Messung samt Ergebnisse sollte alles in allem für alle Mitarbeiter:innen die gleichen Chancen bieten und transparent gestaltet sein.
- Ökonomie: Hier gilt es Kosten und Nutzen gegeneinander abzuwägen und den Sach-, Zeit- und Personalaufwand so gering wie möglich, aber so hoch wie nötig zu halten. Das Verfahren sollte also möglichst ressourcenschonend für das Unternehmen sein.
- Anwendungsbreite: Die Kompetenzmessungen sollten verschiedene Zielgruppen abdecken und die Ergebnisse für unterschiedliche organisatorische Entscheidungen nutzbar sein.
Nachdem nun die Kriterien für das Kompetenzmessverfahren klar sein sollten, kommen wir im nächsten Abschnitt endlich zu den verschiedenen Möglichkeiten Kompetenzen zu messen.
Welche Messverfahren gibt es?
Eine Kompetenzmessung kann über Befragungen gepaart mit der entsprechenden Beurteilung oder einer Beobachtung erfolgen. Diese Varianten werden nun nochmal einzeln dargestellt und genauer erklärt.
Befragung und Beurteilung
Für diesen Weg der Kompetenzmessung gibt es zwei verschiedene Varianten.
Kompetenzbilanzen: Dies umfasst vor allem Methoden, in denen hauptsächlich qualitative Kompetenzen durch eine Selbstbeschreibung erfasst werden. Hier werden in einen Dialog Kompetenzen abgefragt, um durch die Selbstbeschreibung der Person alle ihre vorhandenen Kompetenzen festzustellen und zu dokumentieren. Hierfür wird im Normalfall keine große Vorbereitung oder die Definition von Anforderungen im Vorfeld benötigt. Ein Vorteil dieser Methode ist, dass hierbei die Reflexionsfähigkeit der Beschäftigten gefördert wird, was einen positiven Einfluss auf die zukünftige Kompetenzentwicklung haben kann. Vorsicht ist allerdings trotzdem geboten, da darauf geachtet werden muss nicht aus Versehen nur Qualifikationen oder Arbeitstätigkeiten aufzulisten, sondern den Fokus wirklich auf Kompetenzen zu richten.
Standardisierte und systematische Verfahren: Hier werden zum Beispiel Fremd- oder Selbsteinschätzungsbögen verwendet, die standardisiert für eine Organisation entwickelt wurden. Es finden sich dort oft Skalen wieder, die sich beispielsweise auf das Ausmaß an Erfahrungen oder die Stärke der Ausprägung bestimmter Kompetenzen beziehen. Es gibt auch verhaltensbasierte Ratingskalen, die jedoch einen hohen Konstruktionsaufwand benötigen, denn hier müssen nicht nur einzelne Kompetenzen, sondern auch die einzelnen Niveaustufen beschrieben werden. Allerdings hat diese Form auch Vorteile, wie den hohen Informationsgehalt, da hier besonders deutlich wird welche Stufe für eine Kompetenz wann genau erreicht ist. Diese standardisierten Bögen setzten jedoch eine ehrliche, ausreichend relfektierte, neutrale und kompetente Selbsteinschätzung voraus.
Beobachtung
Kompetenzen können auch durch eine Beobachtung im natürlichen oder künstlichen Setting erfasst werden.
Im natürlichen Setting werden die Mitarbeiter:innen in ihrem tatsächlichen Arbeitsalltag beobachtet. Die Ergebnisse davon werden dann später bei der schriftlichen Dokumentation aus dem Gedächtnis des Beobachters abgerufen. Damit diese Beobachtungen nicht wahllos stattfinden, muss zuvor bestimmt werden, welches Verhalten und welche Situationen genau zu beobachten sind, um Kompetenzen zu messen. Das bedeutet das Verfahren sollte in gewissem Maße standardisiert und systematisch ablaufen. Diese Variante ist in der Praxis jedoch kaum realistisch umsetzbar für Unternehmen mit einem normalen Geschäftsalltag, wir wollten die Möglichkeit hier jedoch trotzdem kurz erwähnen.
Im künstlichen Setting oder auch simulationsorientierten Verfahren, werden die Kompetenzen anhand von simulierten Arbeitsaufgaben wie beispielsweise Arbeitsproben gemessen. Die Arbeitssituation ist hier zwar künstlich erzeugt, kommt der Realität jedoch oft sehr nah und kann daher anschließend von entsprechenden Expert:innen genauso gut beurteilt werden. Dieses Verfahren ist sinnvoll, wenn eine Überprüfung der im Arbeitsleben erlernten Kompetenzen stattfinden soll, die die Grundlage für zum Beispiel eine Zertifizierung sind. Hier kann der aktuelle Stand einer Person gemessen werden und festgestellt werden, welche Aufgaben mit den vorhandenen Kompetenzen gut bewältigt werden können und wo evtl. noch Entwicklungsbedarf besteht. Der Vorteil hierbei ist, dass die Person die Arbeitsprobe aller Wahrscheinlichkeit nach gewissenhaft und so gut wie möglich erledigen wird, da sie weiß dass die Ergebnisse direkt kontrolliert werden. Es dürfte also relativ gut festzustellen sein, was die Person tatsächlich für Kompetenzen hat.
Nun haben wir die Möglichkeiten der Messung vorgestellt. Doch an diesem Punkt stellt sich dann die Frage wie das ganze umgesetzt werden kann. Mit Papier und Stift? Oder gibt es nicht doch bessere Wege die Ergebnisse systematisch zu erfassen und somit überhaupt erst nutzbar zu machen? Darum geht es jetzt im nächsten Abschnitt.
Kompetenzmanagement mit IT-gestützten Instrumenten
Wenn man darüber nachdenkt, dürfte schnell klar sein, dass das Messen von Kompetenzen oder die Entwicklung eines Modells grade bei größeren Unternehmen aufgrund des administrativen Aufwands wohl kaum mit Papier und Stift umzusetzen ist. Auch die übliche Standard-Software wie Word oder Excel kommen in Sachen Übersichtlichkeit und Struktur bei steigender Menge und Komplexität der Daten schnell an ihre Grenzen. Die IT-Umsetzung ist also hier, genau wie in anderen HR-Bereichen ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Umsetzung des Kompetenzmanagements in Unternehmen. Leider scheitert ein gutes Kompetenzmanagement oft an einer Software, die nach der Einführung nicht wie geplant genutzt wird, weil sie doch zu komplex in der Bedienung ist oder die Nutzung nicht allen Beschäftigten klar genug ist.
Ein passendes System, was wie vorgesehen genutzt wird kann jedoch folgende Vorteile bieten:
- Erhöhung der Effizienz aufgrund der Übersichtlichkeit, der Vermeidung von Informationsdopplungen und der Automatisierung von Speichervorgängen oder Routineaufgaben
- Kostenreduktion durch Zeit und Ressourcenersparnis
- Verringerung von administrativen Hürden, weil die Daten für alle gleichermaßen einfach zugänglich sind
- Unterstützung bei der Planung, da jegliche Informationen einfach gesammelt und zu Entscheidungen herangezogen werden können
- Aufwertung der Rolle des Personalmanagements als strategischer Partner im Unternehmen, da die Informationen aus dem System für wichtige Entscheidungen genutzt werden können und durch die Reduktion des administrativen Aufwands auch mehr Zeit für andere Dinge bleibt.
Warm Evalea ein geeignetes System ist, um Kompetenzen in Ihrem Unternehmen zu erfassen erklären wir nun im letzten Absatz.
Kompetenzmanagement mit Evalea
Das Evalea Modul Kompetenzmanagement sorgt für ein einheitliches Verständnis im Unternehmen, da Kompetenzen und deren Beschreibungen ganz einfach digital erfasst werden können und für alle zugänglich sind. Es können Kompetenzprofile für das ganze Unternehmen, einzelne Abteilungen oder Stellen kreiert werden, je nachdem wie es benötigt oder gewünscht wird. Der Umfang des Kompetenzmodells und die Art wie Kompetenzen gemessen werden sind dabei ebenfalls flexibel definierbar und richten sich nach Ihren Anforderungen. Es können Sollwerte für Kompetenzen festgelegt werden und Selbst- sowie Fremdeinschätzungen problemlos digital durchgeführt und ausgewertet werden. Es sind sowohl individuelle oder übergreifende Auswertungen der Ergebnisse möglich.
Die Integration mit den anderen Evalea Modulen erlaubt es, die strategische Komponente des Kompetenzmanagements auszuspielen. So können Kompetenzmessungen oder deren Ergebnisse in Mitarbeitergespräche integriert werden. Außerdem können Ziele oder Maßnahmen abgeleitet und direkt im System erfasst und nachverfolgt werden.
Mit diesem Beitrag konnten wir hoffentlich einen einfachen, aber doch detailreichen Überblick über das Thema Kompetenzen messen geben. Weiteren Lesestoff von uns zum Kompetenzmanagement findet ihr hier.
Und so kann das Ganze dann in der Praxis im System aussehen:
